O recurso de propostas e pedidos personalizados permite usar um modelo próprio da sua empresa. Você prepara o documento no Google Docs ou no Microsoft Word, salva em .docx, adiciona as variáveis do Calcme e cadastra o arquivo como template. Ao gerar a proposta ou o pedido, o Calcme substitui as variáveis pelos dados do orçamento, do pedido, da empresa e do cliente.
Disponibilidade por plano: a opção Personalizado — Premium é disponibilizada conforme o plano contratado pela empresa e também depende das permissões do usuário. Se a opção não aparecer, peça ao administrador para conferir o acesso do perfil. Se o plano não contemplar o recurso, fale com o time comercial da Calcme.
Você precisa de:
acesso a Configurações > Documentos para cadastrar o modelo;
permissão para gerar proposta ou pedido personalizado;
um arquivo no formato .docx;
um orçamento ou pedido com os dados que serão usados no documento.
O arquivo do Google Docs não é enviado diretamente ao Calcme. Primeiro, faça o download em .docx. Arquivos .doc, PDF, links do Google Docs e arquivos apenas renomeados para .docx não funcionam como template.
Crie ou abra o documento que representa o layout da sua proposta ou do seu pedido.
No Calcme, acesse Configurações > Documentos > Variáveis.
Escolha o grupo correspondente, como Orçamento, Pedido, Empresa ou Cliente.
Copie cada variável pelo botão disponível no Calcme e cole no local correto do documento, sem alterar chaves, letras ou espaços.
Revise textos, imagens, tabelas, cabeçalho, rodapé e quebras de página.
Salve o arquivo no formato .docx.
Exemplos de variáveis:
proposta/orçamento: {{orc_numero}}, {{orc_contato}}, {{orc_produtos}} e {{orc_valor_final}};
pedido: {{ped_numero}}, {{ped_contato}}, {{ped_produtos}} e {{ped_valor_final}}.
Use sempre a lista exibida em Configurações > Documentos > Variáveis como fonte oficial. Não digite o código da variável de memória.
Acesse Arquivo > Fazer download > Microsoft Word (.docx).
.doc antigoAbra o arquivo no Google Docs ou no Microsoft Word e faça o download ou use Salvar como no formato .docx. Apenas trocar o final do nome de .doc para .docx não converte o arquivo.
Acesse Configurações > Documentos.
Abra a aba Templates.
Clique em Novo Modelo.
Clique na área de upload ou arraste o arquivo .docx.
Em Selecione o Tipo de Documento, escolha:
Orçamento, para propostas personalizadas; ou
Pedido/Assiname, para pedidos personalizados.
Clique em Salvar Modelo.
De volta à página de Documentos, clique também em Salvar no fim da página para concluir o cadastro.
Você pode cadastrar mais de um modelo para cada tipo de documento.
Depois de salvar o arquivo, use a estrela correspondente:
Favorito Orçamento: seleciona primeiro o modelo ao gerar proposta personalizada;
Favorito Pedido: seleciona primeiro o modelo ao gerar pedido personalizado;
Favorito Assiname: seleciona primeiro o contrato na Assinatura Digital.
Favorito Pedido e Favorito Assiname não são a mesma configuração. Marcar apenas Favorito Assiname não define o modelo padrão do PDF personalizado do pedido.
Acesse Vendas > Orçamentos.
Localize o orçamento correto e abra o menu de ações, nos três pontos.
Clique em Proposta ou abra o fluxo de envio por e-mail.
Selecione os itens que devem aparecer no documento.
Ative Personalizado — Premium.
Escolha o Modelo da Proposta.
Se necessário, selecione anexos já cadastrados ou envie novos anexos em imagem ou PDF.
Gere a proposta ou confirme o envio.
Revise o PDF antes de compartilhá-lo com o cliente.
Acesse Pedidos.
Localize o pedido correto e abra o menu de ações, nos três pontos.
Clique em Pedido ou abra o fluxo de envio por e-mail.
Selecione os itens que devem aparecer no documento.
Ative Personalizado — Premium.
Escolha o Modelo do Pedido.
Se necessário, selecione anexos já cadastrados ou envie novos anexos em imagem ou PDF.
Clique em Gerar Pedido ou confirme o envio.
Revise o PDF final.
O template principal precisa ser .docx. Imagens e PDFs são aceitos apenas como anexos que serão incluídos no PDF final, quando essa opção estiver disponível.
Personalizado — Premium não aparece ou abre a tela de contratação: confirme o plano contratado e as permissões do perfil.
O modelo não aparece na lista: confira se ele foi cadastrado como Orçamento ou Pedido/Assiname e se você concluiu os dois passos, Salvar Modelo e Salvar na página.
A estrela não pode ser marcada: salve primeiro o arquivo e depois marque o favorito.
Uma variável ficou vazia: confirme se a variável foi copiada sem alterações e se o dado correspondente está preenchido no orçamento, pedido, empresa ou cliente.
O layout mudou: ajuste o arquivo no Google Docs ou no Word, salve novamente em .docx, cadastre a nova versão e gere um teste.
O PDF não abriu: permita pop-ups do Calcme no navegador e tente novamente uma única vez.
O arquivo foi recusado: confirme que é um .docx válido, abre normalmente e não está corrompido ou protegido por senha.
Faça a primeira validação com um orçamento ou pedido de teste, sem dados reais. Se precisar acionar o suporte, informe o número do orçamento ou pedido, o nome do modelo e a mensagem exibida. Não envie senhas, credenciais nem documentos completos com dados desnecessários.