Permissões e grupos de usuários

Central de Ajuda — Permissões

O que são permissões no Calcme

Permissões são regras que definem o que cada usuário pode ver e fazer dentro do sistema. Elas controlam o acesso a módulos, funcionalidades e ações específicas — como criar um orçamento, excluir um pedido ou visualizar relatórios financeiros.

No Calcme, as permissões existem para:

• Proteger informações sensíveis (preços, custos, margens)

• Garantir que cada colaborador veja e acesse apenas o que é relevante para a sua função

• Evitar alterações acidentais ou não autorizadas

Quem controla as permissões? O usuário com perfil de Administrador da empresa. Ele é responsável por criar grupos de acesso e atribuir usuários a esses grupos.

Perfis de usuário e níveis de acesso

O Calcme utiliza um modelo de grupos de acesso, não de perfis fixos. Cada usuário pertence a um único grupo, e é o grupo que determina suas permissões.

Na prática, existem três níveis de acesso:

1. Mestre

• Conta de nível superior, acima da empresa

• Acesso total a todos os módulos e funcionalidades do sistema

• Normalmente usada por usuários administradores autorizados

• Não é um perfil configurável pela empresa

2. Administrador de Grupo

• Usuário pertencente a um grupo marcado como "Admin"

• Acesso completo a todos os módulos contratados pela empresa

• Pode gerenciar usuários, grupos e configurações

• Recomendado para sócios, gerentes ou responsáveis pela gráfica

3. Usuário de Grupo Configurável

• Pertence a um grupo comum (não admin)

• Acessa apenas os módulos e ações que o administrador habilitou para o grupo

• Pode ter acesso amplo ou muito restrito, conforme a necessidade

• Exemplos: vendedor (acessa orçamentos e pedidos), financeiro (acessa apenas transações), operador de PCP (acessa apenas produção)

Observação: Dentro do sistema, o campo "Perfil" existe no cadastro de usuário, mas o controle real de acesso é feito pelos Grupos, não por esse campo.

Permissões por módulo

O sistema possui mais de 400 permissões individuais organizadas em módulos. Abaixo, a visão por área funcional, com as principais ações e quem pode executá-las.

Legenda:

• ✅ Acesso garantido por padrão

• ⚙ Depende da configuração do grupo

• ❌ Sem acesso

Nota: A coluna "Usuário Configurável" marcada como ⚙ significa que o acesso depende inteiramente do que o administrador habilitou no grupo daquele usuário. Um usuário pode ter acesso total ou acesso zero em cada módulo — o administrador define.

Como gerenciar permissões (passo a passo)

Criando um grupo de acesso

1. Acesse o menu Usuários > Grupos

2. Clique em "Novo Grupo"

3. Informe um nome para o grupo (ex.: "Vendas", "Financeiro", "Operação")

4. Marque a opção "Admin" apenas se desejar que este grupo tenha acesso total a todos os módulos da empresa

5. Na lista de módulos exibida, habilite cada módulo que este grupo poderá acessar

6. Dentro de cada módulo habilitado, marque as ações permitidas (ex.: listar, criar, editar, excluir)

7. Clique em Salvar

Atribuindo um usuário a um grupo

1. Acesse o menu Usuários > Usuários

2. Localize o usuário desejado e clique em Editar

3. No campo "Grupo", selecione o grupo de acesso adequado

4. Clique em Salvar

A mudança de grupo tem efeito imediato: na próxima vez que o usuário fizer login, suas permissões já estarão atualizadas.

Editando as permissões de um grupo existente

1. Acesse Usuários > Grupos

2. Clique em Editar no grupo desejado

3. Habilite ou desabilite módulos e ações conforme necessário

4. Clique em Salvar

Todos os usuários daquele grupo serão afetados automaticamente.

Revogando o acesso de um usuário

Opção 1 — Trocar de grupo: Mova o usuário para um grupo com menos permissões.

Opção 2 — Remover o usuário: Em Usuários > Usuários, exclua o usuário do sistema.

O que fazer quando o acesso é negado

Se um usuário receber uma mensagem de acesso negado ou não conseguir visualizar um módulo, siga este roteiro:

1. Identifique o que está faltando: Pergunte ao usuário qual tela ou ação está bloqueada (ex.: "Não consigo acessar Pedidos", "Não vejo o botão de criar orçamento")

2. Verifique o grupo do usuário: Acesse Usuários > Usuários, edite o usuário e veja qual grupo está atribuído

3. Verifique as permissões do grupo: Acesse Usuários > Grupos, edite o grupo do usuário e confira se o módulo e a ação correspondente estão habilitados

4. Habilite a permissão necessária: Se o acesso for legítimo, ative a permissão dentro do grupo e salve

5. Peça ao usuário para fazer logout e login novamente: Isso garante que as novas permissões sejam carregadas

Atenção: Se o módulo não aparece na lista de módulos disponíveis no grupo, é possível que ele não esteja contratado no plano da empresa. Nesse caso, entre em contato com o suporte do Calcme.

Perguntas frequentes

Por que um colaborador não consegue ver um módulo no menu? O menu é exibido com base nas permissões do grupo do usuário. Se um módulo não aparece, o grupo não tem acesso a ele. Acesse Usuários > Grupos, edite o grupo do colaborador e habilite o módulo desejado. O colaborador precisará fazer logout e login para ver a mudança.

Como dar acesso completo para um novo gerente? Crie um grupo com a opção "Admin" marcada (ou use um grupo admin já existente) e atribua o usuário a esse grupo. Usuários em grupos admin têm acesso a todos os módulos contratados pela empresa.

Posso criar quantos grupos quiser? Sim. Não há limite informado no repositório para a quantidade de grupos. Você pode criar grupos específicos por função: Vendas, Financeiro, Produção, Compras, etc.

Um usuário pode pertencer a mais de um grupo? Não. Cada usuário pertence a um único grupo por vez. Se precisar de uma combinação diferente de permissões, crie um novo grupo com a combinação desejada.

Posso restringir o acesso de um usuário a apenas um módulo? Sim. Basta criar um grupo onde apenas aquele módulo (e as ações desejadas dentro dele) esteja habilitado. Todos os outros módulos ficarão inacessíveis para os usuários desse grupo.

Como impedir que vendedores vejam a margem de lucro dos orçamentos? No grupo do vendedor, dentro do módulo Offset (ou Digital/Sinalização, conforme o caso), desmarque as permissões relacionadas a "Ver lucro" e "Editar lucro". Com isso, o campo de margem ficará oculto para eles.

Um colaborador saiu da empresa. Como revogar o acesso imediatamente? Acesse Usuários > Usuários, localize o usuário e exclua-o do sistema. O acesso é revogado imediatamente — mesmo que ele já esteja logado, as próximas ações serão bloqueadas pelo sistema.

As permissões mudam automaticamente quando o plano é alterado? Sim, de forma parcial. Quando o plano da empresa muda, os módulos disponíveis no sistema são atualizados. Porém, as configurações internas dos grupos permanecem. Se um módulo for adicionado ao plano, o administrador precisará habilitá-lo manualmente nos grupos desejados.

O que acontece se eu editar as permissões de um grupo com vários usuários? A alteração afeta todos os usuários daquele grupo. Seja cuidadoso ao editar grupos com muitos membros — prefira criar um novo grupo se a mudança for pontual para um único usuário.

Existe um histórico de quem fez o quê no sistema? Sim. O Calcme possui um Histórico de ações que registra as ações realizadas pelos usuários. O acesso a esse log também é controlado por permissão (permissão para visualizar o histórico de ações).

Problemas comuns e como resolver

O que o cliente NÃO pode fazer

As seguintes limitações existem no sistema de permissões:

• Não é possível atribuir permissões individualmente por usuário — o controle é sempre via grupo. Se precisar de uma combinação única, é necessário criar um grupo exclusivo.

• Um usuário só pode pertencer a um grupo por vez — não há suporte a múltiplos grupos simultâneos.

• Não é possível criar permissões personalizadas — as permissões disponíveis são fixas e definidas pelo sistema. O administrador pode apenas habilitar ou desabilitar as existentes.

• O usuário Mestre não pode ser gerenciado pela empresa — é uma conta de nível de plataforma, fora do controle da gráfica.

• Módulos não contratados não podem ser habilitados — se um módulo não faz parte do plano da empresa, ele não aparece para configuração nos grupos.

• Permissões de cálculo de custo específicas do Offset (como ver margem, editar preço final, ver detalhamento de custo) são granulares e só podem ser habilitadas se o módulo Offset estiver ativo no plano.

• Não confirmado pelo repositório: Se existe a possibilidade de definir permissões em nível de filial (para empresas com múltiplas unidades) de forma individualizada por módulo.

Orientações para o cliente

• Defina pelo menos um administrador confiável: Deve ser alguém responsável por gerenciar o sistema. Evite dar acesso de admin a todos os colaboradores.

• Crie grupos com nomes descritivos: Use nomes que reflitam a função (ex.: "Vendas Externas", "Financeiro – Leitura", "PCP Produção"). Isso facilita o gerenciamento quando a equipe cresce.

• Princípio do menor privilégio: Dê a cada colaborador apenas as permissões que ele realmente precisa para realizar seu trabalho. Isso reduz riscos de erros acidentais.

• Revise os acessos periodicamente: Ao menos uma vez por trimestre, verifique se os grupos e usuários estão atualizados — especialmente após mudanças de função ou saída de colaboradores.

• Remova usuários imediatamente quando saem da empresa: O acesso é imediato e os dados da empresa ficam expostos enquanto o usuário existir no sistema.

• Cuidado com o campo de lucro: As permissões de visualizar e editar margem de lucro (Ver lucro, Aumentar lucro, Diminuir lucro) devem ser concedidas apenas a gestores e administradores.

• Teste antes de comunicar: Após configurar um novo grupo, faça um teste logando com um usuário daquele grupo para verificar se o acesso está correto antes de liberar para a equipe.

• Use o Histórico de ações para auditoria: Se algo foi alterado indevidamente, o log registra qual usuário realizou cada ação e quando.

Resumo

O sistema de permissões do Calcme é baseado em grupos de acesso: cada usuário pertence a um grupo, e o grupo define quais módulos e ações ele pode utilizar. Há mais de 400 permissões granulares cobrindo todos os módulos do sistema — de orçamentos e financeiro a notas fiscais e configurações. O administrador da empresa gerencia tudo em Usuários > Grupos e Usuários > Usuários, sem necessidade de suporte técnico para as configurações do dia a dia.