Depois que um documento é enviado pelo Assiname, o Calcme pode lembrar os participantes que ainda possuem uma assinatura pendente. O objetivo é reduzir esquecimentos sem exigir que a equipe acompanhe cada documento manualmente.
Os lembretes não substituem a conferência do documento: antes de cobrar uma assinatura, confirme se o envio foi concluído, se o participante correto foi incluído e se os dados de contato estão atualizados.
Onde localizar a configuração atual
Acesse Configurações.
Entre em Documentos.
Localize a área de lembretes, como Mensagem de E-mail e Lembrete de E-mail.
Se outros canais estiverem habilitados para a sua conta, revise também a opção correspondente antes de usá-la.
A nomenclatura e os canais disponíveis podem variar conforme a configuração e as permissões da conta. Se a opção não aparecer, confirme se o seu usuário possui acesso às configurações de documentos.
Como personalizar a mensagem
Use um texto curto, que identifique a empresa, informe que existe um documento pendente e oriente o participante a abrir o link recebido. Evite inserir senha, documento pessoal completo, dado bancário ou qualquer informação sensível no lembrete.
Antes de salvar, confira:
nome e identificação da empresa;
clareza sobre o documento pendente;
tom cordial, sem pressão indevida;
ausência de dados sensíveis;
canal e destinatário corretos.
Frequência dos lembretes
Não trate uma sequência fixa de dias como regra universal. A cadência pode mudar com a configuração vigente do produto ou da conta. Confira a frequência exibida no Calcme e faça um teste controlado antes de utilizar o recurso com clientes.
Se a pessoa já assinou e continua recebendo lembretes, verifique primeiro o status do documento e o participante pendente. Também confirme se não existe outro envio do mesmo documento ainda em aberto.
Teste recomendado
Crie ou escolha um documento de teste sem dados reais de cliente.
Use um participante interno autorizado.
Envie o documento e confirme o recebimento da mensagem inicial.
Valide o texto, o remetente e o link de assinatura.
Acompanhe o status no Assiname antes de ativar a rotina para clientes.
Referência visual
A captura abaixo mostra a tela atual em Configurações > Documentos, com os campos Mensagem de E-mail e Lembrete de E-mail. A aparência pode mudar com as atualizações do Calcme.
Precisa de ajuda?
Use o chat disponível no Calcme ou fale com o suporte pelo WhatsApp da Calcme.